Whistleblowing, czyli system zgłaszania nieprawidłowości, funkcjonuje już obecnie w polskim porządku prawnym w wybranych obszarach. Jest to system pozwalający na oddolne egzekwowanie prawa przy pomocy tzw. sygnalistów, czyli osób, które działając najbliżej biznesu jako pierwsze dowiadują się do zagrożeniach czy szkodach dla interesu przedsiębiorstwa czy szerzej pojętego interesu publicznego i informują o takich naruszeniach przy pomocy dedykowanych do tego kanałów. Aby poprawić egzekwowanie przepisów i ustanowić jednolite zasady ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, wprowadzono dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii – inaczej zwaną dyrektywą o ochronie sygnalistów lub dyrektywą whistleblowingową.
Dyrektywa ta nakłada na przedsiębiorców prywatnych oraz dla podmiotów z sektora publicznego szereg nowych obowiązków, związanych właśnie z systemem zgłaszania nieprawidłowości.
Dzięki doświadczeniom zdobytym przy obsłudze Klientów z branż dotychczas objętych obowiązkami wdrażania systemów zgłaszania nieprawidłowości zgodnie z polskimi przepisami, jesteśmy gotowi dostosować Państwa działalność do obowiązków wynikających z dyrektywy w sprawie ochrony sygnalistów. Świadczymy usługi zarówno dla przedsiębiorców prywatnych, jak i dla podmiotów z sektora publicznego. Ponieważ whistleblowing ściśle wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, zapewniamy szerokie wsparcie prawne w obu tych dziedzinach.
Zakres usługi
Zapewniamy wsparcie w kompleksowym wdrożeniu systemu zgłaszania nieprawidłowości oraz bieżącą obsługę w tym zakresie, ze szczególnym uwzględnieniem następujących obszarów:
- Analiza potrzeb w zakresie wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości, z uwzględnieniem rodzaju działalności danego podmiotu oraz dotychczas posiadanych kanałów i procedur zgłaszania naruszeń
- Identyfikacja najważniejszych ryzyk wystąpienia naruszeń prawa i wartości w Państwa działalności
- Opracowanie dokumentacji wymaganej przepisami i dokumentacji pomocniczej, w tym procedury zgłaszania nieprawidłowości, oraz wsparcie we wdrożeniu dokumentacji w przedsiębiorstwie
- Pomoc w ustaleniu i dostosowaniu odpowiednich kanałów zgłaszania naruszeń prawa
- Pomoc w obsłudze zgłoszeń sygnalistów i wypełnianiu wobec nich obowiązków informacyjnych,
- Wsparcie prawne w określaniu i podejmowaniu działań wynikających ze zgłoszonych nieprawidłowości
- Stała obsługa prawna, w tym przeprowadzanie cyklicznych audytów wypełniania obowiązków wynikających z przepisów
- Szkolenia dla pracowników z systemu whistleblowing
- Obsługa postępowań administracyjnych i sądowo-administracyjnych
Opis usługi w skrócie
Pytania dotyczące usługi
Celem naszej usługi jest wsparcie przedsiębiorców we wdrożeniu systemu zgłaszania nieprawidłowości zgodnie z wymaganiami prawa.
Dyrektywa nakłada obowiązki na podmioty z sektora publicznego oraz prywatnego, które muszą ustanowić odpowiednie kanały pozwalające na zgłaszanie nieprawidłowości.
Dodatkowo podmioty mają obowiązek wdrożyć procedury określające m.in. zasady dokonywania zgłoszeń (w tym przekazywania sygnalistom wymaganych przepisami informacji) i podejmowania działań następczych, wyjaśniających zgłoszenia.
Należy też wyznaczyć odpowiednie osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie działań następczych.
Podmioty przyjmujące zgłoszenia muszą również m.in. prowadzić rejestr wszystkich przyjętych zgłoszeń i dokumentować przyjęte zgłoszenia na zasadach określonych w dyrektywie.
Do zgłaszania nieprawidłowości uprawniona może być każda osoba pracująca w sektorze publicznym lub prywatnym, która uzyskała informację na temat naruszenia w kontekście związanym z pracą. Mogą to więc być:
- pracownicy (w tym kandydaci do pracy oraz byli pracownicy), urzędnicy służby cywilnej, wolontariusze, stażyści, a także osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych i samozatrudnione,
- udziałowcy lub akcjonariusze, członkowie organów spółek,
- osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców, dostawców.
Sygnaliści mają do wyboru kilka dróg zgłaszania nieprawidłowości: dokonanie zgłoszenia wewnętrznego, czyli w ramach podmiotu, zewnętrznego, czyli do odpowiedniego organu, lub w drodze ujawnienia publicznego, czyli np. bezpośrednio za pomocą mediów społecznościowych czy organizacjom społecznym. Z każdej z tych z dróg sygnalista będzie mógł skorzystać w określonych w dyrektywie przypadkach.
Prace wdrożeniowe przebiegają standardowo w kilku etapach:
- Spotkanie wstępne
- Przeprowadzenie krótkiego szkolenia dla kluczowych osób biorących udział w projekcie
- Przeprowadzenie analizy wstępnej
- Sporządzenie raportu poaudytowego dla Klienta
- Sporządzenie dokumentacji wymaganej bezpośrednio na podstawie dyrektywy o ochronie sygnalistów oraz polskiej ustawy
- Sporządzenie pozostałej dokumentacji mającej na celu realizację wymogów wynikających z dyrektywy o ochronie sygnalistów
- Dostarczenie raportu poaudytowego oraz dokumentacji Klientowi
- Spotkanie podsumowujące projekt z zespołem koordynującym wdrożenie po stronie Klienta
- Szkolenie dla osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków wynikających z procedury
- Szkolenie dla pracowników
Czas realizacji usługi zależy od wielkości danego podmiotu jak również od zakresu usługi. W zależności od ustaleń z Klientem czas realizacji może wynieść od kilkunastu dni (w przypadku małych podmiotów do dwóch miesięcy (większe firmy).
Koszt usługi zależy od zakresu prac oraz od wielkości badanego podmiotu. Jeśli chciałbyś poznać cenę usługi po prostu do nas zadzwoń tel. +48 22 280 94 88 lub napisz na adres: biuro@zgodnosc.pl. Możesz także wypełnić formularz znajdujący się na dole strony.
Na pewno wielkość Twojej firmy jak również zakres prac decyduje o ostatecznej cenie usługi.
Rezultatem naszych prac powinien być zgodny z przepisami i efektywny system ochrony sygnalistów a także podniesienie wiedzy ogólnej pracowników w zakresie zgłaszania nieprawidłowości
Jak najbardziej. Chętnie wyjaśnimy niezrozumiałe kwestie lub pomożemy w innych problematycznych kwestiach. Staramy się także instruować naszych Klientów na każdym etapie realizacji usługi, także po jej wykonaniu.
Jednym zdaniem
Dlaczego właśnie my?
Jesteśmy zespołem specjalistów. Łączymy unikalną wiedzę prawniczą ze specjalistyczną znajomością zagadnień informatycznych. Naszym niewątpliwym atutem jest dogłębna znajomość środowiska biznesowego.
Jak realizujemy nasze projekty?
Pomagamy naszym nowym Klientom na każdym etapie usługi
Ponieważ nasi nowi Klienci nie mają specjalistycznej wiedzy staramy się na każdym etapie naszej współpracy pomagać im dobrze zrozumieć cel naszych działań. Poniżej opisujemy kilka typowych kroków realizowanych standardowo w przypadku nowego projektu:
Jak wygląda współpraca z Klientem?
Przez lata praktyki zrozumieliśmy, że właściwe postępowanie w relacjach z Klientami jest kluczem do sukcesu. Jeśli tym sukcesem będzie zadowolenie naszego Klienta na pewno będziemy stale rozwijać naszą firmę. Filozofia wydaje się prosta ale jednak jej realizacja nastręcza w praktyce wielu problemów. Czasami jest to pragnienie szybkiego i skutecznego osiągnięcia celu a czasami zwykłe niezrozumienie oczekiwań naszych partnerów biznesowych. Jeśli jednak będziemy współpracować na zasadzie poszanowania własnych praw i interesów zrealizujemy wspólne cele. Takie partnerskie podejście tylko w teorii jest codziennością. My jednak wzięliśmy te proste zasady na poważnie. Dzięki temu nieprzerwanie od kilkunastu lat rozwijamy naszą firmę.
