Dokumentacja RODO

Kompletna dokumentacja ROD, m.in. polityka ochrony danych, rejestr czynności przetwarzania, upoważnienia dla pracowników, umowa powierzenia, klauzule informacyjne itd. 

Jednym z najważniejszych obowiązków administratora danych osobowych (firmy) jest posiadanie dokumentacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych zgodnej z wymogami  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych w skrócie RODO)

W ramach usługi opracowujemy dla naszego Klienta dokumentację RODO adekwatną do jego sytuacji oraz wymagań prawnych. Dokumenty są dostosowywane do branży, zakresu świadczonych przez Klienta usług, jego statusu prawnego, wyodrębnionych podczas inwentaryzacji procesów przetwarzania danych osobowych. Mają więc charakter unikalny. Dokumentacja jest  przygotowana profesjonalnie i gotowa do wdrożenia.  

Zakres usługi

W zakresie naszej usługi przygotowujemy między innymi, takie  dokumenty jak:

Dokumentacja podstawowa: 

    • Polityka ochrony danych osobowych
    • Rejestr czynności przetwarzania wraz z opisem środków technicznych i organizacyjnych, uzupełnione w oparciu o uzyskane w trakcie inwentaryzacji informacje
    • Rejestr kategorii czynności przetwarzania wraz z opisem środków technicznych i organizacyjnych, uzupełnione w oparciu o uzyskane w trakcie inwentaryzacji informacje
    • Rejestr podmiotów przetwarzających
    • Rejestr podmiotów powierzających
    • Rejestr współadministratorów
    • Wzory umów powierzenia przetwarzania danych osobowych – do zawarcia z podmiotami przetwarzającymi dane
    • Wzór pisma przewodniego do umowy powierzenia przetwarzania danych
    • Wzór formularza audytowego dla podmiotu przetwarzającego
    • Treść wymaganych klauzul informacyjnych zgodnie z wymogami art. 13 i 14 RODO, dostosowane do okoliczności
    • Treść wymaganych zgód na przetwarzanie danych osobowych

Dokumentacja dotycząca personelu Klienta:

    • Wzory upoważnień do przetwarzania danych osobowych (zależnie od okoliczności – upoważnienia ogólne, upoważnienia oparte o przepisy Kodeksu pracy, upoważnienia oparte o przepisy ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych
    • Wzór ewidencji osób upoważnionych (zależnie od okoliczności – odnoszącej się do upoważnień ogólnych, opartych o przepisy Kodeksu pracy i/lub opartych o przepisy ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych)
    • Wzór zobowiązania dot. przetwarzania danych osobowych
    • Zasady przetwarzania danych osobowych

Procedury  bezpieczeństwa:

    • Regulamin pracy Inspektora Ochrony Danych
    • Instrukcję okresów przechowywania danych osobowych
    • Procedurę realizacji żądań osób wraz z materiałami pomocniczymi
    • Procedurę obsługi naruszeń ochrony danych osobowych wraz z materiałami pomocniczymi
    • Procedurę uwzględnienia ochrony danych w fazie projektowania i domyślnej ochrony danych

Aspekty techniczne:

    • Raport z analizy ryzyka 
    • Plan postępowania z ryzykiem   

 Przygotowanie dokumentacji poprzedza przeprowadzenie inwentaryzacji danych osobowych przetwarzanych przez naszego Klienta, identyfikacja aplikacji przetwarzających dane oraz analiza ryzyka. 

Pytania dotyczące usługi

Celem naszej usługi jest opracowanie kompletu dokumentów realizujących wymagania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). 

Metodologię naszych prac oparta jest na naszych wieloletnich doświadczeniach oraz najwyższych standardach obowiązujących w naszej branży.

Prace audytowe przebiegają standardowo w kilku etapach:

  • Szczegółowe określenie celu usługi
  • Planowanie i przygotowanie  prac
  • Etap inwentaryzacji
  • Przygotowanie raportu poinwentaryzacyjnego
  • Opracowanie dokumentacji
  • Przekazanie dokumentacji wraz z instrukcją wdrożenia

Czas realizacji usługi zależy od wielkości badanej firmy jak również od zakresu audytu. W zależności od ustaleń z Klientem czas może wynieść od kilkunastu dni  (w przypadku małych podmiotów do jednego – dwóch miesięcy (większe firmy).

Koszt usługi zależy od zakresu prac oraz od wielkości badanego podmiotu. Jeśli chciałbyś poznać cenę usługi po prostu do nas zadzwoń tel. +48 22 280 94 88 lub napisz na adres: biuro@zgodnosc.pl. Możesz także wypełnić formularz znajdujący się na dole strony. 

Na pewno wielkość Twojej firmy jak również zakres prac decyduje o ostatecznej cenie usługi. Mała firma to koszt np. 1 500 zł netto a w przypadku dużego podmiotu nawet kilkanaście tysięcy złotych netto. 

W wyniku prac naszych specjalistów powstaje komplet dokumentów, które należy wdrożyć zgodnie z instrukcją jaką przekazuje konsultant prowadzący projekt. 

Jak najbardziej. Chętnie wyjaśnimy niezrozumiałe kwestie lub pomożemy w innych problematycznych kwestiach. Jeśli jesteś zainteresowany dalszymi usługami dotyczącymi wdrożenia dokumentacji, jej stałej aktualizacji oraz opieki w ramach RODO poznaj naszą usługę pn. „Stała opieka RODO”

Zapytaj naszych specjalistów

Jeśli oczekujesz porady – skontakuj się z nami 

Jednym zdaniem

Dlaczego właśnie my?

Jesteśmy zespołem specjalistów. Łączymy unikalną wiedzę prawniczą ze specjalistyczną znajomością zagadnień informatycznych. Naszym niewątpliwym atutem jest dogłębna znajomość środowiska biznesowego. 

Jak realizujemy nasze projekty?

Pomagamy naszym nowym Klientom na każdym etapie usługi

Ponieważ nasi nowi Klienci nie mają specjalistycznej wiedzy staramy się na każdym etapie naszej współpracy pomagać im  dobrze zrozumieć cel naszych działań.  Poniżej opisujemy kilka typowych kroków realizowanych standardowo w przypadku nowego projektu:

Jak wygląda współpraca z Klientem?

Przez lata praktyki zrozumieliśmy, że właściwe postępowanie w relacjach z Klientami jest kluczem do sukcesu. Jeśli tym sukcesem będzie zadowolenie naszego Klienta na pewno będziemy stale rozwijać naszą firmę. Filozofia wydaje się prosta ale jednak jej realizacja nastręcza w praktyce wielu problemów. Czasami jest to pragnienie szybkiego i skutecznego osiągnięcia celu a czasami zwykłe niezrozumienie oczekiwań naszych partnerów biznesowych. Jeśli jednak będziemy współpracować na zasadzie poszanowania własnych praw i interesów zrealizujemy wspólne cele. Takie partnerskie podejście tylko w teorii jest codziennością. My jednak wzięliśmy te proste zasady na poważnie. Dzięki temu nieprzerwanie od kilkunastu lat rozwijamy naszą firmę. 

1. Poznajemy potrzeby naszych Klientów

Spotkanie wstępne lub rozmowa z osobą kontaktową wiele nam mówi o sytuacji naszego Klienta i pozwala poznać jego realne potrzeby.

2. Inwentaryzujemy problemy

Właściwe poznanie stanu faktycznego daje największą szansę na znalezienie najlepszego rozwiązania.

3. Określamy ostateczny cel naszych wspólnych działań

Jeśli nie ustalimy dokąd zmierzamy - nigdy tam nie dojdziemy. Dla nas najważniejszy jest cel jaki stawia sobie nasz Klient!

4. Planujemy prace

Plan pozwala nie tylko na sprawny przebieg projektu ale pozwala kontrolować i korygować działania na każdym etapie. Harmonogram jest także niezbędny dla naszych Klientów, których czas jest tutaj bardzo istotny.

5. Realizujemy prace

Podczas realizacji prac działamy systematycznie, zgodnie z planem i harmonogramem. Realizacja prac jest stale monitorowana przez koordynatora projektu.