Opracowanie dokumentacji AML

Przygotowanie dokumentacji i procedur AML, ocena ryzyka AML, wewnętrzne procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy 

AML (z ang. Anti-money laundering), czyli przeciwdziałanie praniu pieniędzy, jest to zespół regulacji z zakresu prawa administracyjnego oraz karnego, nakładające na tzw. instytucje obowiązane obowiązek wdrożenia określonych działań, zdefiniowanych najczęściej w procedurach, mających na celu zapobieganie i wykrywanie prania brudnych pieniędzy lub finansowanie terroryzmu. Zjawisko prania brudnych pieniędzy zostało zauważone przez organy państwowe już na początku XX wieku, jednak pierwsze regulacje bezpośrednio z nim walczące zaczęto wprowadzać dopiero w drugiej połowie ubiegłego stulecia.

 Po zamachach we wrześniu 2011 r., modyfikując istniejące przepisy, zaprzęgnięto je również do walki z finansowaniem terroryzmu, stąd często rozszerzanie skrótu AML na AML/CTF (ang. Anti-money laundering and counter-terrorism financing).W Polsce kwestie związane z AML/CTF reguluje Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z dnia 1 marca 2018 r., będąca implementacją Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2015/849 z dnia 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Nasza usługa polega na wdrożeniu przepisów AML w działalności naszego Klienta poprzez opracowanie niezbędnych dokumentów.

Zakres usługi

  1. Spotkanie/telekonferencja audytowa:
    • Przedstawienie regulacji dotyczących AML/CFT i ogólnego zarysu obowiązków spoczywających na przedsiębiorstwie,
    • Przedstawienie schematu wdrożenia regulacji AML/CFT u Klienta,
    • Powołanie zespołu koordynującego wdrożenie (zadanie po stronie Klienta),
    • Przeprowadzenie wywiadów audytowych z wyznaczonymi przez Klienta osobami w celu identyfikacji procesów wymagających dostosowania do przepisów AML/CFT,
    • Zgromadzenie informacji niezbędnych do sporządzenia dokumentacji wymaganej w świetle AML/CFT
  2. Jeśli będzie taka konieczność – zgromadzenie informacji uzupełniających dane pozyskane w trakcie spotkania audytowego drogą np. mailową lub telefoniczną.
  3. Przeprowadzenie analizy informacji dostarczonych przez Klienta w trakcie spotkania audytowego oraz informacji uzupełniających pod kątem obowiązków prawnych nałożonych na Klienta.
  4. Sporządzenie raportu poaudytowego, w którym zawarte zostaną m.in. następujące elementy:
    • Wskazanie podstawy prawnej, w oparciu o którą Klient pozostaje instytucją obowiązaną w rozumieniu AML/CFT
    • Określenie zakresu obowiązków prawnych spoczywających na Kliencie, w tym wykazu niezbędnych dokumentów, jakie powinien posiadać Klient jako instytucja obowiązana,
    • Określenie wykazu opracowanych na potrzeby Klienta dokumentów wraz ze schematem ich wdrożenia w przedsiębiorstwie,
    • Sformułowanie wniosków końcowych dotyczących praktycznych zastosowań spełnienia wymogów regulacji AML/CFT.
  5. Sporządzenie dokumentacji wymaganej bezpośrednio na podstawie AML/CFT, tj.:
  6. Ocena ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu dotycząca Klienta,
    • Wewnętrzna procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
    • Procedura anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
  7. Proces oceny ryzyka będzie przebiegał według następującego schematu:
    • zdefiniowanie właściwych czynników ryzyka;
    • nadanie wag czynnikom ryzyka zgodnie z metodologią;
    • zebranie danych i poddanie ich przeglądowi;
    • nadanie punktacji właściwym czynnikom ryzyka w celu uzyskania:
      1. indywidualnych kategorii oceny ryzyka – wysokie, umiarkowane, niskie,
      2. całościowej punktacji oceny ryzyka;
    • zdefiniowanie kategorii efektywności kontroli;
    • identyfikacja i mapowanie wszystkich kontroli poprzez właściwe kategorie ryzyka:
    • nadanie wag kontrolom w oparciu o istotność, kluczowe kontrole,
    • zmapowanie kontroli do każdej z kategorii właściwych ryzyk i ocena sumy tych kontroli w odniesieniu do każdej kategorii ryzyka oraz
    • zsumowanie kategorii kontroli efektywności w celu uzyskania całościowej punktacji;
    • zanotowanie i zapisanie niedociągnięć i słabości każdej ze zidentyfikowanych kontroli na potrzeby przyszłych działań naprawczych;
    • uwzględnienie całościowej punktacji właściwych ryzyk i zastosowanie punktacji efektywności kontroli poprzez zastosowanie matrycy ryzyka rezydualnego;
    • uzyskanie poziomu ryzyka rezydualnego i ustalenie przez właściwy organ Spółki, czy poziom ryzyka rezydualnego mieści się w zakresie tolerancji na ryzyko;
    • ustalenie wniosków z oceny i ewentualnych planów naprawy
  1. Sporządzenie pozostałej dokumentacji mającej na celu realizację wymogów wynikających z AML/CFT, tj.:
    • Przewodnik po zasadach ustalania beneficjenta rzeczywistego,
    • Wzór uchwały dotyczącej wyznaczenia członków organu zarządzającego instytucji obowiązanej, odpowiedzialnych za wdrażanie obowiązków określonych w ustawie,
    • Wzór uchwały dotyczącej wyznaczenia pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za wykonanie obowiązków określonych w ustawie (Koordynator ds. AML),
    • Opisu zakresu obowiązków Koordynatora do spraw AML,
    • Wzór pełnomocnictwa do udzielenia Koordynatorowi do spraw AML,
    • Procedura „Poznaj swojego Klienta” – jako procedura uzupełniająca względem wewnętrznej procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – wraz z załącznikami w postaci:
      1. Formularza służącego identyfikacji i weryfikacji Klienta – osoby fizycznej,
      2. Formularza służącego identyfikacji i weryfikacji Klienta – innej niż osoba fizyczna,
    • Oświadczenia Klienta dotyczącego Beneficjenta rzeczywistego,
    • Oświadczenia dotyczącego osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne (PEP),
    • Matrycy oceny ryzyka Klienta,
    • Szablon służący przeprowadzaniu oceny ryzyka Klienta lub transakcji,
    • Wzór oświadczenia dotyczącego zachowania tajemnicy dla pracowników wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
    • Lista państw trzecich wysokiego ryzyka.
  2. Dostarczenie raportu poaudytowego oraz dokumentacji Klientowi.
  3. Spotkanie podsumowujące z zespołem koordynującym wdrożenie po stronie Klienta:
  4. Omówienie treści raportu poaudytowego oraz wniosków w nim zawartych,
  5. Omówienie listy dostarczonych dokumentów oraz zasad ich stosowania w przedsiębiorstwie, w szczególności kwestii sposobu wdrożenia dokumentacji w przedsiębiorstwie.
  6. W ramach spotkania podsumowującego – przeprowadzenie wymaganego prawem szkolenia dla pracowników wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, dotyczącego realizacji tych obowiązków, z uwzględnieniem:
    •  charakteru, rodzaju i rozmiaru działalności prowadzonej przez Klienta,
    • konieczności zapewnienia aktualnej wiedzy w zakresie realizacji obowiązków nałożonych Klienta jako instytucję obowiązaną.

Opis usługi w skrócie

Pytania dotyczące usługi

Celem naszej usługi jest określenie czy dany podmiot jest objęty obowiązkami w zakresie AML, przeprowadzenie audytu, opracowanie dokumentacji wymaganej przez przepisy, pomoc we wdrożeniu dokumentacji oraz przeprowadzenia niezbędnych  szkoleń.

Celem naszej usługi jest określenie czy dany podmiot jest objęty obowiązkami w zakresie AML, przeprowadzenie audytu, opracowanie dokumentacji wymaganej przez przepisy, pomoc we wdrożeniu dokumentacji oraz przeprowadzenia niezbędnych  szkoleń.

Prace audytowe przebiegają standardowo w kilku etapach:

  • Spotkanie wstępne
  • Planowanie i przygotowanie audytu
  • Etap realizacji audytu
  • Przygotowanie raportu poaudytowego
  • Przeprowadzenie analizy ryzyka
  • Przygotowanie dokumentacji
  • Przygotowanie procedur
  • Pomoc we wdrożeniu dokumentacji
  • Szkolenia dla kadry i pracowników 

Czas realizacji usługi zależy od wielkości badanej firmy jak również od zakresu audytu. W zależności od ustaleń z Klientem czas audytu może wynieść od kilkunastu dni  (w przypadku małych podmiotów do dwóch miesięcy (większe firmy).

Koszt usługi zależy od zakresu prac oraz od wielkości badanego podmiotu. Jeśli chciałbyś poznać cenę usługi po prostu do nas zadzwoń tel. +48 22 280 94 88 lub napisz na adres: biuro@zgodnosc.pl. Możesz także wypełnić formularz znajdujący się na dole strony. 

Na pewno wielkość Twojej firmy jak również zakres prac decyduje o ostatecznej cenie usługi. Mała firma to koszt np. 2000 zł netto a w przypadku dużego podmiotu nawet kilkanaście tysięcy złotych netto. 

W wyniku prac naszych audytorów powstaje raport poaudytowy, komplet dokumentacji wraz z procedurami oraz szczegółowe instrukcje wdrożenia. 

Jak najbardziej. Chętnie wyjaśnimy niezrozumiałe kwestie lub pomożemy w innych problematycznych kwestiach. Staramy się także instruować naszych Klientów na każdym etapie realizacji usługi, także po jej wykonaniu. Możemy także zaproponować stałą współpracę na bazie abonamentu. 

Zapytaj naszych specjalistów

Jeśli oczekujesz porady – skontakuj się z nami 

Jednym zdaniem

Dlaczego właśnie my?

Jesteśmy zespołem specjalistów. Łączymy unikalną wiedzę prawniczą ze specjalistyczną znajomością zagadnień informatycznych. Naszym niewątpliwym atutem jest dogłębna znajomość środowiska biznesowego. 

Jak realizujemy nasze projekty?

Pomagamy naszym nowym Klientom na każdym etapie usługi

Ponieważ nasi nowi Klienci nie mają specjalistycznej wiedzy staramy się na każdym etapie naszej współpracy pomagać im  dobrze zrozumieć cel naszych działań.  Poniżej opisujemy kilka typowych kroków realizowanych standardowo w przypadku nowego projektu:

Jak wygląda współpraca z Klientem?

Przez lata praktyki zrozumieliśmy, że właściwe postępowanie w relacjach z Klientami jest kluczem do sukcesu. Jeśli tym sukcesem będzie zadowolenie naszego Klienta na pewno będziemy stale rozwijać naszą firmę. Filozofia wydaje się prosta ale jednak jej realizacja nastręcza w praktyce wielu problemów. Czasami jest to pragnienie szybkiego i skutecznego osiągnięcia celu a czasami zwykłe niezrozumienie oczekiwań naszych partnerów biznesowych. Jeśli jednak będziemy współpracować na zasadzie poszanowania własnych praw i interesów zrealizujemy wspólne cele. Takie partnerskie podejście tylko w teorii jest codziennością. My jednak wzięliśmy te proste zasady na poważnie. Dzięki temu nieprzerwanie od kilkunastu lat rozwijamy naszą firmę. 

1. Poznajemy potrzeby naszych Klientów

Spotkanie wstępne lub rozmowa z osobą kontaktową wiele nam mówi o sytuacji naszego Klienta i pozwala poznać jego realne potrzeby.

2. Inwentaryzujemy problemy

Właściwe poznanie stanu faktycznego daje największą szansę na znalezienie najlepszego rozwiązania.

3. Określamy ostateczny cel naszych wspólnych działań

Jeśli nie ustalimy dokąd zmierzamy - nigdy tam nie dojdziemy. Dla nas najważniejszy jest cel jaki stawia sobie nasz Klient!

4. Planujemy prace

Plan pozwala nie tylko na sprawny przebieg projektu ale pozwala kontrolować i korygować działania na każdym etapie. Harmonogram jest także niezbędny dla naszych Klientów, których czas jest tutaj bardzo istotny.

5. Realizujemy prace

Podczas realizacji prac działamy systematycznie, zgodnie z planem i harmonogramem. Realizacja prac jest stale monitorowana przez koordynatora projektu.